Cosa c’è dietro alla buona riuscita e al successo di evento?
Alcuni step fondamentali, da seguire ponendo la massima attenzione, onde evitare che nulla venga lasciato al caso.
Ecco che l’articolo di oggi cercherà di fare chiarezza a questo proposito, illustrando quali sono le procedure necessarie per organizzare un evento con i fiocchi.
Gli eventi, come abbiamo illustrato negli scorsi articoli, rivestono un ruolo fondamentale per la strategia comunicativa e di business di un’azienda: contribuiscono, infatti, a veicolare i valori di un brand e a rinsaldare i legami che soggiacciono tra i dipendenti.
Per le aziende, quindi, risulta di vitale importante operare al fine di realizzare il miglior evento possibile.
Come fare? Iniziando a percorrere le seguenti 3 tappe:
Prima di tutto, è necessario mettere a fuoco il messaggio strategico da voler comunicare mediante l’evento, insieme al budget di cui si dispone e i membri del team che saranno coinvolti in ogni fase della sua realizzazione.
E’ necessario, poi, elaborare un piano di produzione, che contenga una programmazione precisa e il più possibile dettagliata riguardo a ciò che deve essere svolto per realizzare l’evento sotto diversi punti di vista: amministrazione, logistica, service tecnico e comunicazione.
Ad ognuno di questi comparti spettano compiti specifici.
L’amministrazione ha sotto controllo il budget e si occuperà di incassi e pagamenti.
Alla logistica, invece, spettano diverse mansioni:
- la scelta della location: in base al numero di ospiti, al tipo di evento richiesto, alle attrezzature tecniche previste, alla comodità e raggiungibilità dello stesso spazio.
- la scelta del catering e dei fornitori;
- la scelta dell’intrattenimento e degli ospiti: l’evento deve essere in grado di suscitare emozioni, deve essere memorabile. Operazione difficile, ma non impossibile, se si scelgono attività da svolgere e ospiti coerenti con gli stessi obiettivi dell’evento.
Passando al service tecnico, esso si occupa delle luci, dei video, dei suoni, della pre e post produzione.
Infine, un ruolo importante è rivestito dalla comunicazione. Il suddetto comparto ha lo scopo di veicolare al meglio il messaggio dell’evento, il suo valore intrinseco e il suo concept. Per fare ciò, è necessario elaborare a livello grafico e comunicativo una strategia impattante, che possano ricordare l’evento prima e dopo il suo svolgimento, magari attraverso una campagna pubblicitaria.
Per ultimo, ma non per importanza, quando ci si occupa di questo tipo di attività, è fondamentale lasciare un piccolo margine di manovra alla serrata cronologia di attività previste: purtroppo, si sa, l’imprevisto è dietro l’angolo!
Thanks to Larem